تنظیم کنید ، در حالی که شرکت ها در حال افزایش فشار از راه دور و کنفرانس ویدیویی برای فعال کردن یکپارچه سازی هستند ، در اینجا برخی از قوانین و مقررات کنفرانس ویدیویی ، نکاتی و قوانینی که باید برای ایجاد جلوه ای ماندگار در نظر بگیرید وجود دارد.

دفعات بازدید: : نحوه تنظیم و پیوستن به جلسه تیم های مایکروسافت.

راهنمای آداب و معاشرت کنفرانس ویدیویی

کنفرانس ویدئویی ، شما این شانس را ندارید که با همه افراد ملاقات کنید تا جلوه ای ماندگار ایجاد کنید. بنابراین ، این آداب و مدارک مورد نظر را به عنوان یک راهنمای مرجع دنبال کنید.

1. تصمیم بگیرید دستورالعمل جلسه را پیشاپیش کنید
2. پیش زمینه را تنظیم کنید
3. برای جلسه آماده شوید
4. زمان دقیق باشید
5. میز خود را تمیز نگه دارید
6. مخاطبان خود را بشناسید
7. نکات مربوط به مستندات
8. اختصاص دادن یادداشت بردار
9. با سایر شرکت کنندگان مودب باشید
10. میکروفن را در هنگام استفاده خاموش نگه دارید

آداب مکالمه ویدیویی خوب می تواند به شما در تقویت اعتماد به نفس شما کمک کند. مهارت های ارتباطی خود را ارتقا دهید.

1] تصمیم گیری در مورد جلسات جلسات را پیشاپیش کنید

یک عمل اساسی برای کنفرانس های ویدئویی مؤثر ، سازماندهی و جلسه فقط زمانی است که موضوع مباحث را کاملاً درک کنید. به این ترتیب ، اگر شما فردی هستید که جلسه مجازی را برگزار می کنید ، اطمینان حاصل کنید که همه شرکت کنندگان از قبل دانش در مورد آن دارند. فرستادن حداقل دو یادآوری ، ایمن تلقی می شود ،

• یک روز قبل از جلسه
• ساعتی قبل از شروع جلسه

این به شرکت کنندگان کمک می کند تا برای جلسه آماده شوند تا از این طریق گارد و نگهبان گیر نیایند. با تنظیم قوانین و مقررات.

2] زمینه را تنظیم کنید

این مهم است که شرایط صاعقه مناسب را در پس زمینه داشته باشید تا از سایه ها جلوگیری کنید. به همین ترتیب ، اگر یک پنجره آفتابی به طور مستقیم در پشت سر خود دارید ، کور را بکشید تا رعد و برق را کم رنگ کنید. علاوه بر این ، یک دیوار یا پرده تمیز بهتر است از یک دفتر درهم ریخته یا کارهای عجیب و غریب هنری برای جلوگیری از حواس پرتی استفاده کند.

به خاطر داشته باشید ، شخصی که در حال کنفرانس ویدیویی با او هستید ، نباید احساس پریشانی کند. بنابراین ، اطمینان حاصل کنید که قبل از تماس ، آنچه می بینید را بررسی می کنید. نگرانی بیش از حد در مورد آنچه در پس زمینه شما وجود دارد و اینکه دیگران چگونه می توانند آن را ببینند ، می تواند استرس را در کار ایجاد کند.

بخوانید : چگونه زمینه را در جلسه تیم های مایکروسافت محو کنید.

3 ] برای جلسه آماده شوید

درست روی دوربین بنشینید و لبخندی بر صورت خود بزنید. هنگام صحبت کردن از حرکات طبیعی استفاده کنید و سعی کنید مکالمات جانبی را محدود کنید. از ضربه زدن روی میکروفون یا مقالات زنگ زدگی در نزدیکی میکروفون خودداری کنید. همچنین ، حرکات خود را تا حد ممکن حفظ کنید.

4] به موقع باشید

بسیاری از افراد به طور معمول دیر می شوند ، با توجه به زمان بودن. در حقیقت ، این باید یک استاندارد باشد تا در هر جلسه ، ویدیو یا موارد دیگری همگام باشد. از آنجا که ، در حالی که ممکن است شما با یک جلسه فیزیکی فاصله بگیرید ، در یک کنفرانس ویدیویی هیچ راهی برای فرار وجود ندارد.

5] میز خود را تمیز نگه دارید

میز کار شما نباید به نظر می رسد کثیف یا بی نظم باشد. به همین ترتیب مهم است که بین شما و دوربین چیزی نباشد. میز کارها ، یادداشت های چسبنده و سایر لوازم التحریر را از روی میز خود از دست دهید. شاید بخواهید دسک تاپ ویندوز خود را نیز تمیز نگه دارید. در صورت لزوم از گزینه "نمادهای رومیزی مخفی" استفاده کنید.

6] مخاطبان خود را بشناسید

شما بسته به نوع کنفرانس ویدیویی ، نمی توانید کد لباس مدرسه را اجرا کنید. مخاطب ، لباس شما ممکن است از فرم های معمولی هوشیار تا موارد صحیح متفاوت باشد. ما به شما توصیه می کنیم با پاستیل های سبک و رنگ های خاموش که به نظر بهترین حالت در صفحه نمایش است ، بروید.

7] نکات مربوط به اسناد را چاپ کنید

مستندات مناسب جلسات از راه دور اجازه می دهد تا جزئیات را در صورت لزوم به یاد بیاورید. علاوه بر این ، این می تواند به سایر اعضای تیم که نتوانستند در جلسه حضور یابند ، کمک کند تا سرعت بیشتری بماند.

8] اختصاص دادن یک یادداشت بردار

همیشه نگه داشتن یک دفترچه یادداشت برای برجسته کردن نکات مهم به عنوان یک تمرین عمومی خوب در نظر گرفته می شود. . این عمل هنگام رفتن مجازی از اهمیت بیشتری برخوردار می شود. بنابراین ، یک یادداشت بردار اختصاص دهید تا هرچه در این جلسه اتفاق افتاد ، مستند کند. این ظرافت را به وجود می آورد و اگر کسی مایل به بازنگری در مورد بحث شده باشد ، می توانست به راحتی به آنجا برسد.

9] با سایر شرکت کنندگان مودب باشید

اگر شما مجری یا کسی هستید که کنفرانس ویدیویی ترتیب داده است ، ثبت می شود. چند دقیقه قبل از زمان برنامه ریزی شده ، وارد رایانه خود شوید و برای جلسه آماده باشید. این باید درس اول باشد.

دوم ، قبل از صحبت کردن ، خود را معرفی کنید تا همه شرکت کنندگان شما را بشناسند و بتوانند با نام خود به شما خطاب کنند.

10] میکروفون را خاموش نگه دارید. استفاده نمی شود

حتی اگر شما ممکن است در حال صحبت کردن نیستید و فکر می کنید ساکت هستید ، اکثر میکروفن ها می توانند صداهای جزئی پس زمینه مانند سرفه ، عطسه یا تایپ را انتخاب کنند. این صداها به راحتی می توانند سایر شرکت کنندگان در کنفرانس ویدیویی را منحرف کنند یا ممکن است باعث ناراحتی شوند. بنابراین ، قبل از استراحت و بیرون رفتن از میکروفون ، میکروفن را نادیده بگیرید.

چیز دیگری که باید ذکر کنیم؟